Langsung ke konten utama

Cara Memimpin Rapat Yang Efektif Dan Efisien




Ada banyak faktor yang dapat menjadi penghalang bagi berjalannya rapat yang efektif. Memang bukan hal yang mudah untuk menemukan cara memimpin rapat yang efektif, apalagi bagi mereka yang belum pernah melakukannya.

Cara memimpin rapat yang dilakukan seseorang dapat menunjukkan bagaimana kemampuan mereka sebagai seorang pemimpin secara keseluruhan.

Daripada Anda hanya menjadi seorang fasilitator yang mengikuti checklist mengenai topik yang dibicarakan saat rapat, lebih baik pelajari cara memimpin rapat yang baik dan efektif seperti ini:

1. Umumkan Jadwal Rapat

Umumkan kepada semua peserta rapat bahwa Anda akan mengadakan rapat untuk membahas suatu persoalan, minimal seminggu sebelumnya. Dengan demikian semua peserta dapat melakukan persiapan dengan maksimal.

2. Biasakan Untuk Terorganisir dan Dapat “Bergerak” Cepat

Buat agenda rapat beserta dengan seluruh bahasan yang akan dibicarakan. Mulai dan akhiri rapat tepat waktu sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.

Rapat yang molor lebih dari satu jam tidak akan berlangsung efektif karena peserta rapat sudah harus mengerjakan tugas dan kepentingan lainnya.

3. Serius

Jika memang ada persoalan penting yang harus didiskusikan maka jangan mencari-cari alasan untuk segera menyudahi rapat. Jangan hanya karena Anda tidak percaya diri atau ingin cepat-cepat pulang Anda malah mempersingkat rapat yang belum selesai.

4. Percaya Diri

Ucapkan terima kasih kepada semua peserta rapat yang datang, sampaikan berapa lama rapat akan berlangsung dan apa saja tujuan rapat. Mulai rapat dengan percaya diri saat menyampaikan salam.

5. Produktif

Tidak hanya Anda sebagai pemimpin, pastikan Anda meminta kepada seluruh peserta rapat untuk produktif selama rapat berjalan. Minta pendapat dari peserta rapat yang terlibat baik pro maupun kontra. Hal ini akan mendorong semua peserta menjadi lebih fokus dan rapat berujung pada hasil yang memuaskan.

6. Fokus

Sebagai pemimpin rapat, Anda berhak mendapat perhatian semua peserta. Jika ada orang-orang yang tidak fokus maka Anda berhak menegur dengan mengatakan, “Waktu kita terbatas, mari fokus bersama-sama.”

Kemudian, jika ada dua atau tiga peserta yang memerlukan waktu lebih banyak untuk membahas sesuatu yang belum tentu berhubungan dengan peserta rapat lain, maka sebaiknya dijadwalkan rapat selanjutnya.

7. Adil

Walaupun bersikap produktif adalah hal positif dalam rapat, peserta yang terlalu banyak bicara sehingga tak memberikan kesempatan orang lain untuk bicara bukan merupakan hal yang baik dalam rapat.

Minta kepada orang tersebut untuk secara pribadi menyampaikan pendapatnya langsung kepada Anda setelah rapat selesai. Pasalnya, sikap seperti itu tidak adil bagi peserta lain yang belum berkesempatan menyampaikan pendapat mereka.

8. Inklusif

Cara memimpin rapat yang baik selanjutnya adalah dengan memperhatikan dan melibatkan semua orang dalam percakapan, baik sebelum dan selama rapat berlangsung.

Jika ada peserta rapat yang tidak Anda kenal, maka perkenalkan terlebih dulu diri Anda dan tanyakan peran mereka di perusahaan ketika rapat dimulai.
9. Catat Semua Hal Penting

Tugaskan satu orang menjadi notulen rapat untuk mencatat semua hal penting yang telah dibicarakan selama rapat berlangsung.
10. Buat Kesimpulan

Buat satu kesimpulan besar atau keputusan akhir mengenai langkah selanjutnya yang harus dilakukan. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada semua orang atas waktu dan kontribusi mereka.

Sumber:
TheGlobeAndMail: Ten Tips to Lead a Meeting Effectively

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Tipe - Tipe Negosiator

7 Tipe Negosiator dalam Komunikasi Bisnis Terdapat berbagai macam tipe negosiator dalam  komunikasi bisnis  yang perlu diketahui sehingga kita mampu memahami bagaimana sebuah proses negosiasi bisnis bisa diselesaikan dengan baik. Negosiator umumnya memiliki kedudukan yang penting untuk mencapai kesepakatan antara kedua belah pihak. Tentu saja, ini menjadikan posisi negosiator penting supaya kesepakatan yang ingin dicapai antara kedua belah pihak tadi memang benar-benar mampu terwujud dan sesuai dengan apa yang diinginkannya. Negosiator juga harus tahu  bentuk komunikasi bisnis  itu apa saja. ads Cara berkomunikasi dengan baik  mungkin juga perlu dimiliki oleh seorang negosiator supaya ia mampu menangani apa yang menjadi keinginan antara kedua belah pihak. Jenis komunikasi yang dilakukan memang termasuk  komunikasi interpersonal . Namun demikian, ada pula tipe negosiator yang sama sekali tidak kompeten dalam memegang kendali dalam hal kese...
1 komentar
Baca selengkapnya

Mengatasi Penolakan Dalam Organisasi

Cara Mengatasi Penolakan Perubahan Dalam Organisasi Perubahan adalah sebuah hal yang pasti akan menimpa dan mempengaruhi organisasi termasuk diantaranya perusahaan. Penolakan terhadap perubahan terjadi pada tingkatan individu orang atau karyawan serta terjadi pada tingkatan organisasi. Penolakan terhadap perubahan hampir pasti akan selalu terjadi. Bagaimana cara mengatasi penolakan perubahan dalam organisasi? Edukasi, Komunikasi dan Sosialisasi Informasi mengenai proses perubahan yang terjadi, dalam praktiknya akan selalu mendapatkan bumbu-bumbu tambahan yang terkadang bisa menyesatkan dan berdampak negatif. Informasi yang beredar menjadi simpang siur. Untuk itu mengkomunikasikan alasan yang logis mengenai diperlukannya perubahan dapat mengurangi penolakan atau resistensi dari karyawan. Pertama, adanya komunikasi yang jelas dapat mengurangi dampak dari informasi yang kurang tepat dan komunikasi yang buruk. Jika karyawan menerima informasi yang menyeluruh dan tepat, re...
Posting Komentar
Baca selengkapnya

Architecture in UK

Architecture in UK The British architecture is unique with its own styles and forms.  Their architectural structure depicts specific traits from different periods of history, from the 5th century of Roman conquering, throughout the Dark Ages and Renaissance whose impact is still present in the British architectural heritage. There are castles, monuments, and other architectural buildings all across the country  and many of them are nowadays transformed into touristic attractions. These objects combine perfectly with the latest trend in modern architecture. During the sixth century, there were many Anglo-Saxon churches built in the UK.  With the invasion of Normans, there was a large number of Norman style castles during the 11th century. There is the Carrickfergus castle built during the 12th century on the shores of Belfast Lough. In the capital of UK, London there is the first Romanesque building in England, ...
1 komentar
Baca selengkapnya